Skillan alumni ry:n tietosuojapolitiikka
Viimeisin muutos: 15.11.2019
Tällä sivulla kuvataan Skillan alumni ry:n hallussa olevien henkilörekisterien käsittely.
Tietosuojaselosteet:
Yhdistyksen hallussa on tällä hetkellä seuraavat rekisterit:
- Tietosuojaseloste: Jäsenrekisteri
- Tietosuojaseloste: Tapahtumarekisteri
Tämä dokumentti sekä mainittujen rekisterien rekisteriselosteet tulee päivittää vuosittain aina hallituksen vaihduttua, viimeistään tammikuun 31. päivänä. Vastuu päivityksestä on nimetyllä rekisterivastaavalla tai erityistapauksissa puheenjohtajalla.
Tietosuojarekisterien käyttöoikeudet
Tietosuojarekisterin käyttöoikeudet on rajattu yhdistyksen niille hallituksen jäsenille jotka osallistuvat jäsentoiminnan järjestämiseen ja jäsenyyksien hallinnointiin. Oletuksena koko yhdistyksen hallitus kuuluu tämän rajauksen piiriin.
Rekisterin käyttöoikeudet tarkistetaan ja päivitetään hallituksen toimikauden vaihtuessa tammikuun 31. päivään mennessä. Vastuu päivittämisestä on erikseen nimetyllä hallituksen rekisterivastaavalla tai nimetyn rekisterivastaavan puuttuessa yhdistyksen hallituksen puheenjohtajalla.
Tietojen elinkaari
Rekistereissä säilytetään tietoa tarveperusteisesti. Sääntöjen vaatimien nimen ja kotipaikan lisäksi yhdistyksen jäsenistä säilytetään muita tietoja jotka edistävät yhdistyksen tarkoitusta. Jäsenen tiedot poistetaan jäsenen erotessa tai yhdistyksestä erotettaessa jäsenrekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti.
Tapahtumarekisterin tapahtumakohtaisia henkilötietoja säilytetään kunnes tapahtuman hallinnolliset vaatimukset kuten osallistumismaksut ovat täytetty.
Tietosuojan tekninen varmistaminen
Jäsenrekisteri säilytetään Google LLC:n (Google Drive) palvelimilla sekä tämän varmuuskopiota Pulse247:n (MyCashflow) palvelimilla. Tapahtumarekisteri säilytetään Google LLC:n palvelimilla.
Henkilön oikeus pyytää ja korjata tietonsa
Yhdistyksen jäsenillä on oikeus kirjallisesti pyytää yhdistyksen hänestä tallentamat tiedot tiedoksi ja korjattavaksi. Pyynnöt toimitetaan yhdistyksen hallituksen rekisterivastaavalle tai puheenjohtajalle sähköpostitse. Yhdistys vastaa tieto- ja korjauspyyntöihin viiveettä, kuitenkin viimeistään kahden viikon sisällä kirjallisesta pyynnöstä.
Tieto- ja korjauspyyntöjen esittäjän on tarvittaessa todennettava henkilöllisyytensä.